E-Rechnung leicht gemacht: So informieren Sie Ihre Lieferanten richtig
Die Digitalisierung macht auch vor der Buchhaltung nicht Halt. Ab 2025 wird die E-Rechnung (elektronische Rechnung im strukturierten Format, z.B. ZUGFeRD oder XRechnung) schrittweise Pflicht für den B2B-Umsatz.
Wir bei sambila.net stellen unsere Prozesse schon jetzt um, um schneller, effizienter und umweltfreundlicher zu arbeiten. Der Schlüssel zu einem reibungslosen Übergang liegt in der klaren Kommunikation mit unseren Lieferanten.
Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Lieferanten einfach informieren und Ihre alte E-Mail-Adresse mit einem passenden Auto-Responder absichern.
1. Muster-E-Mail an alle Lieferanten
Nutzen Sie diese Vorlage, um Ihre Lieferanten über die Umstellung und die neue zentrale E-Mail-Adresse für Rechnungen zu informieren.
Betreff: Wichtige Umstellung: Bitte senden Sie Rechnungen ab sofort an unsere neue E-Mail-Adresse
Sehr geehrte Damen und Herren,
im Rahmen der Digitalisierung und zur Optimierung unserer internen Prozesse stellen wir unsere gesamte Rechnungsverarbeitung auf den elektronischen Empfang um.
Dies hat für Sie eine wichtige Änderung zur Folge:
Wir bitten Sie, alle zukünftigen Rechnungen ausschließlich als Anhang (idealerweise im E-Rechnungsformat wie ZUGFeRD oder alternativ als PDF-Datei) an unsere neue zentrale Rechnungsadresse zu senden:
rechnungen@unseredomain.de
Bitte beachten Sie:
- Senden Sie pro E-Mail nur eine Rechnung (plus die zugehörigen Anlagen).
- Die E-Mail-Adresse rechnungen@unseredomain.de ist ausschließlich für den Empfang von Rechnungen vorgesehen. Für allgemeine Korrespondenz nutzen Sie bitte weiterhin die Ihnen bekannte Kontakt-E-Mail-Adresse.
- Im Idealfall senden Sie uns Rechnungen bereits im strukturierten ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format, um die Verarbeitung weiter zu beschleunigen.
Wir bitten Sie höflich, diese Änderung ab sofort umzusetzen. Sollten Sie Fragen zur Umstellung haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Vielen Dank für Ihre Unterstützung bei diesem wichtigen Schritt in die digitale Zukunft!
Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Team von [Ihr Unternehmen / sambila.net]
2. Passender Auto-Responder für die alte Rechnungs-E-Mail
Wenn Sie die alte E-Mail-Adresse nicht sofort abschalten, richten Sie unbedingt einen Auto-Responder ein, der auf die neue Adresse hinweist. Das stellt sicher, dass keine Rechnung verloren geht.
Betreff: Automatische Antwort: Wichtiger Hinweis zum Rechnungsversand
Vielen Dank für Ihre E-Mail.
Diese E-Mail-Adresse wird nicht mehr für den Empfang von Rechnungen genutzt.
Wichtig: Bitte senden Sie Ihre Rechnungen ab sofort ausschließlich an unsere neue, zentrale Rechnungsadresse:
rechnungen@unseredomain.de
Rechnungen, die an diese alte Adresse gesendet werden, können nicht garantiert zeitnah verarbeitet werden.
Wir bitten Sie, dies in Ihren Systemen zu aktualisieren und entschuldigen uns für eventuelle Unannehmlichkeiten.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Unternehmen / sambila.net]
Fazit und Checkliste für Ihre Umstellung
Die Umstellung auf die E-Rechnung ist eine Investition in die Zukunft. Mit diesen Schritten stellen Sie sicher, dass Ihre Lieferanten informiert sind und der Empfang Ihrer Rechnungen reibungslos läuft:
- ☑ Zentrale E-Mail-Adresse einrichten: Z.B. bla@bla.de (nur für Rechnungen!).
- ☑ Lieferanten informieren: Versenden Sie die oben stehende E-Mail.
- ☑ Auto-Responder einrichten: Sichern Sie die alte Adresse ab.
- ☑ Interne Schulung: Informieren Sie alle Mitarbeiter, dass Rechnungen nur noch über die neue Adresse eingehen.
So gelingt der Wechsel zur E-Rechnung schnell und effizient!